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 Implementierung von:integrierten Managementsystemen

Integrierte Managementsysteme (IMS) 

SYNERGIEEFFEKTE NUTZEN 

von Dr. Michael H. Zöller, Dr. Stefan Müssig und Inka Kettemann  UMWELTMAGAZIN, 

In den letzten Jahren haben einige neue Managementsysteme für verschiedene Unternehmensbereiche an Bedeutung gewonnen. Während sich im Qualitätsmanagement die DIN EN ISO 9000er-Normenreihe durchsetzen konnte, konkurrieren im Bereich Umweltschutz auf dem europäischen Markt Umweltmanagementsysteme nach der EG-Öko-Audit-Verordnung (auch: EMAS-Verordnung 1836/93/EWG) mit der voraussichtlich ab Herbst 1996 international gültigen ISO 14001. Für andere Managementsysteme wie z. B. Risiko- und Störfallmanagement, aber auch für Sicherheits- , Arbeitsschutz- oder Gesundheitsmanagement existieren bisher noch keine allgemein anerkannten, einheitlichen Standards.
Unter einem Integrierten Managementsystem (IMS) versteht man die Verknüpfung von Qualitätsmanagement (QM), Umweltmanagement (UM) und Arbeitsicherheitsmanagement (ASM) zu einem ganzheitlichen Konzept der Unternehmensführung. 

Warum ein Integriertes Managementsystem einführen?
Die Einführung von Managementsystemen nach bestimmten Normen oder Richtlinien ist keine Pflicht. Ohne Zweifel kann jede Organisationsform - QM oder UM - für sich beanspruchen für bestimmte Probleme im Unternehmen die geeignete Lösung darzustellen bzw. entsprechende Antworten zu präsentieren. Die Geschäftsleitung ist deshalb im Vorfeld der Einführung eines Systems aufgefordert, genau zu analysieren, wo das Unternehmen steht und welcher strategische Ansatz den größten Erfolg verspricht. 

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, anhand der im Betrieb auftretenden Probleme eine Prioritätenliste aufzustellen um Handlungsschwerpunkte zu setzen. Laufen beispielsweise Qualitätskosten in Form von Nacharbeit, Ausschuss, überdurchschnittlich vielen "After-Sales"-Aktivitäten oder Fehlentwicklungen auf, liegen die Ursachen in der Regel in der Prozessorganisation, mangelnder Prozessfähigkeit oder auch an Defiziten im innerbetrieblichen Informationsmanagement. 

In den Bereichen Umweltschutz bzw. Arbeitssicherheit liegen die Problemfelder vorwiegend 

    in der Einhaltung umweltrechtlicher Vorschriften,
    bei den Umweltbelastungen durch die betriebliche Tätigkeit (Emissionen, Abwässer, Abfälle, Ressourcen- und Energieverbrauch),

    bei der Erfassung der firmeninternen Stoffströme (Inputs, Outputs),

    in der Störfall- und Notfallvorsorge und

    beim Arbeits- und Gesundheitsschutz der Mitarbeiter.


In vielen Firmen mangelt es darüber hinaus an einer rechtssicheren Organisation mit eindeutig festgelegten und dokumentierten Betriebsabläufen. Wird ein Unternehmen nach allen oben genannten Gesichtspunkten kritisch durchleuchtet, zeigt sich, dass viele Probleme erst durch die Integration der verschiedenen Managementsysteme zu lösen sind. Zum Beispiel trägt das Zusammenwirken von Qualitäts- und Umweltmanagement zum Aufdecken von Verbesserungs- und Einsparpotentialen und damit zu einer erheblichen Effizienzsteigerung im Unternehmen bei.
Die Praxis in kleinen und mittleren Unternehmen belegt, dass sich Ökonomie, Qualitätssicherung, betrieblicher Umweltschutz, Arbeits- und Werkssicherheit nicht voneinander trennen lassen und eine Reihe gemeinsamer Ansatzpunkte und Schnittstellen zur Integration der
Managementsysteme aufweisen.
Dazu zählen:
    die gemeinsamen Unternehmensziele
    Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP),

    langfristige Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und Existenz,

    Sicherung und Erhöhung der Wirtschaftlichkeit,

    Erhöhung der Betriebssicherheit, Vermeidung von Störfällen,

    Imagegewinn, Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation,

    Aufbau einer transparenten und effizienten Betriebsorganisation

    und analoge Managementstrukturen mit 

    strukturellen Regelungen (Schlüssel-, Schnittstellenfunktionen, Arbeitskreise, Ausschüsse, Audit-Teams),

    prozessbezogenen Regelungen (Richtlinien, Verfahrens-, Arbeits- und Betriebsanweisungen),

    mitarbeiterbezogenen Regelungen (Schulungen, Kommunikation, Unterweisung),

    entsprechenden Dokumentationen (Handbücher, mitgeltende Unterlagen).

Wie kann ein integriertes Managementsystem (IMS) effizient aufgebaut werden? Zu beachten sind insbesondere folgende Punkte: 
    Die Entscheidung für den Aufbau des Managementsystems ist Chefsache. Ist die Geschäftsleitung vom Nutzen des Managementsystems nicht
    überzeugt, sollte auf jeden weiteren Schritt verzichtet werden.

    Der Aufbau eines IMS muss behutsam erfolgen. Gerade bei der Integration der Managementsysteme kann auf eine konsequente Projektplanung in

    einem vernünftigen und ausreichend großen Zeitrahmen nicht verzichtet werden. Wegen der großen Projekt-Komplexität besteht bei einem

    "Totalansatz" die Gefahr der Unsteuerbarkeit des Projektes, z.B. wenn Zeit- und Kostenrahmen aus dem Ruder laufen.

    Strukturelle Regelungen werden soweit als möglich aus der bereits bestehenden Ablauforganisation entnommen. Bei der Erstellung einer

    Verfahrens- (VA) oder Arbeitsanweisung (AA) sollte immer derjenige beteiligt werden, der die zu beschreibende Tätigkeit ausführt.

    Ohne Mitarbeiterbeteiligung kann kein funktionierendes Managementsystem aufgebaut werden. Die notwendige Motivation schöpft der Mitarbeiter

aus der Kenntnis, dass der Beitrag seines Schaffens ein Teil des gesamten Unternehmenserfolgs ist. Dies zu vermitteln ist eine der wichtigsten Aufgaben des Unternehmensführung.


Die verschiedenen Komponenten eines IMS (Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsicherheitsmanagementsystem) können schrittweise in einem Projekt unter Berücksichtigung der vorhandenen personellen und finanziellen Kapazitäten aufgebaut werden. Der Erstellungsaufwand ist aufgrund von Systemüberschneidungen erheblich geringer, denn: 

    Systemelemente bzw. -strukturen aus dem QM- und UM-Bereich können gemeinsam genutzt werden;
    die Integration ermöglicht eine Straffung von Betriebsabläufen und eine schlanke Dokumentation;

    Reibungsverluste, wie sie bei der getrennten, aufeinanderfolgenden Einführung von Managementsystemen häufig auftreten, werden

vermieden.


Viele Unternehmen stehen vor der Situation bereits ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem installiert zu haben. Hier wird die weitere Vorgehensweise von der Unternehmensstruktur bzw. dem bestehenden Managementsystem bestimmt. In der Regel wird das Umweltmanagementsystem dann neben dem vorhandenen Qualitätsmanagementsystem aufgebaut (dto AMS, EnMS). Die Gestaltung der Systemdokumentation erfolgt meist zweigleisig, so dass beide Managementsysteme auf Handbuch- und Verfahrensebene (noch) getrennt gehalten werden. Auf der Ebene der Arbeitsanweisungen muss die Systemdokumentation sinnvoller weise zusammengeführt werden.
Auf lange Sicht sollen sich die Managementsysteme aufeinander zu entwickeln bzw. ineinander übergehen. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Effizienz eines Integrierten Managementsystems mit einer einheitlichen Unternehmenspolitik, einem einheitlichen Dokumentationssystem (Managementhandbuch, VA'en, AA'en) und internen Bewertungsverfahren sowie einer transparenten, geregelten Organisation in den Bereichen Qualität, Umweltschutz und Arbeitssicherheit unverzichtbar um sich im internationalen Markt auf Dauer behaupten zu können. 

Zertifizierung bzw. Validierung von integrierten Managementsystemen. Die gemeinsame Zertifizierung bzw. Validierung von QMS UMS und EnMS im Rahmen eines Integrierten Managementsystems ist nicht geregelt. Die öffentliche Anerkennung des betrieblichen Umwelt- und Qualitätsmanagementsystems in Form der Zertifizierung gemäß der ISO-Normen, findet zur Zeit in getrennten Verfahren statt. Damit müssen quasi "doppelte" Zertifizierungskosten für die externen Prüfer (Umweltgutachter; QM-Auditor) aufgebracht werden.
Zur Verdeutlichung: Der interne und externe Aufwand ist - wie bereits oben erwähnt - bei der gleichzeitigen Einführung von Umwelt- und
Qualitätsmanagement deutlich geringer.
Zumindest innerhalb der Umweltmanagementsysteme sind Bestrebungen im Gange mit der Validierung des EG-Öko-Audits die ISO 14000 mit anzuerkennen (Dies gilt allerdings nicht umgekehrt !). Eine weiterführende Vereinfachung im Sinne einer Zusammenführung von QM-Zertifizierung und UM-Validierung in Integrierten Managementsystemen ist bisher nicht in Sicht. 

Fazit
Jedes Unternehmen muss grundsätzlich selbst entscheiden, welche Organisationsform am besten geeignet ist. Deutlich ist zu erkennen, dass sich neben dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9000 ff. auch Umweltmanagementsysteme nach EG-Öko-Audit-Verordnung oder ISO 14001 etablieren und durchsetzen werden. In Brüssel arbeitet man darüber hinaus schon an einer Norm für das Arbeitssicher- und Gesundheitsmanagement.
Für eine gemeinsame Einführung der Organisationsformen sprechen analoge Managementstrukturen und die enge innerbetriebliche Verzahnung von Qualitätssicherung, betrieblichem Umweltschutz und Arbeitsicherheit. Zudem zählen die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit, Ausbau der Marktposition des Unternehmens sowie der kontinuierliche Verbesserungsprozess im Unternehmen zur gemeinsamen Zielsetzung der Managementsysteme.
Durch die systematische Ausnutzung von Synergieeffekten stellt ein Integriertes Managementsystem die effizienteste Organisationsform dar und verhilft vor allem kleinen und mittleren Unternehmen zu einer rechtssicheren Betriebsorganisation.
In keinem Fall darf und soll die Einführung eines Managementsystems die unternehmerische Freiheit der Geschäftsleitung einschränken. Analog zur Fortbildung oder Schulung von Mitarbeitern ist das Integrierte Managementsystem als eine Verbesserung der gesamten Unternehmensqualifikation und als Investition in die Zukunft zu verstehen.
Wie auch immer ein Unternehmen sich organisiert, die Verantwortlichen sollten sich neuen Technologien und Managementmethoden nicht verschließen. Mit einem Integrierten Managementsystem können sie auf die zukünftigen Anforderungen des Marktes mit Sicherheit schneller und flexibler reagieren.